9 mẹo giúp quản lý thời gian thông minh và đạt được kết quả trong công việc

Trong bài viết này chúng tôi sẽ giúp các bạn tìm hiểu 9 mẹo để quản lý thời gian thông minh để bạn có thêm thời gian cho gia đình, vui chơi nghỉ ngơi thoải mái hơn trong cuộc sống.

Ai trong chúng ta cũng có 24 giờ một ngày

Nhưng khi cuộc sống hỗn loạn và căng thẳng hơn bao giờ hết, có lẽ không phải lúc nào bạn cũng cảm thấy như vậy.

Đặc biệt khi công việc của bạn đòi hỏi phải có năng suất và hiệu quả cao.

Vì bạn không thể thêm nhiều giờ hơn vào ngày của mình, điều đó có nghĩa là bạn phải tìm cách tận dụng tối đa khả năng có hạn của mình.

Để làm được điều đó bạn cần phải học cách quản lý lại thời gian của mình một cách thông minh hơn.

Dưới đây là 9 mẹo giúp quản lý thời gian thông minh và đạt được kết quả trong công việc.

10 mẹo giúp quản lý thời gian thông minh và đạt được kết quả trong công việc

9 mẹo giúp quản lý thời gian thông minh và đạt được kết quả trong công việc

1. Xác định sứ mệnh của bạn

Mẹo đầu tiên để quản lý thời gian thông minh là trước tiên bạn phải xác định rõ sứ mệnh của mình.

Trước khi học cách quản lý thời gian hiệu quả, bạn cần đặt mục tiêu.

Và trước khi bạn có thể đặt ra các mục tiêu có ý nghĩa, bạn cần có sự hiểu biết toàn cảnh về sứ mệnh của mình để xác định “lý do” thúc đẩy “điều gì” của bạn.

Bắt đầu bằng cách xác định một tuyên bố sứ mệnh cá nhân không chỉ đưa ra những gì bạn muốn làm mà còn là lý do tại sao bạn muốn làm điều đó.

Ví dụ: giả sử bạn muốn bắt đầu bán đặc sản quê bạn.

Đó là một mục tiêu tuyệt vời (và ngon lành).

Nhưng sứ mệnh của bạn là gì?

Để làm cho mọi người hạnh phúc?

Để mang mọi người lại với nhau?

Để kỷ niệm di sản của bạn?

Việc xác định sứ mệnh giúp bạn đi đúng hướng để tạo ra các mục tiêu thông minh hơn, do đó sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn.

Nếu nó không phục vụ cho sứ mệnh của bạn, nó không đáng để bạn mất thời gian.

2. Phân bổ năng lượng của bạn

Một mẹo quan trọng khác để quản lý thời gian thông minh hơn là phân bổ năng lượng của bạn.

Có nhiều người tin rằng những người làm việc hiệu quả nhất là những người thường dậy vào lúc bình minh ló dạng.

Nhưng điều này không đúng với tất cả mọi người.

Có nhiều CEO khởi nghiệp thức dậy lúc 4 giờ sáng để làm việc, trong khi đó có nhiều người vẫn còn ngủ say (và những người thực sự cần chợp mắt để làm tốt công việc của họ).

Chìa khóa để quản lý thời gian thông minh không phải là hy sinh giấc ngủ của bạn vì năng suất.

Đó là xác định thời gian trong ngày (hoặc buổi tối!)

Đây là lúc bạn có nhiều động lực nhất để hoàn thành công việc và sau đó lập kế hoạch công việc cho phù hợp.

Vì vậy, tất nhiên, hãy suy nghĩ kỹ khi nào bạn tràn đầy năng lượng nhất.

Nhưng hãy nhớ rằng để đạt được kết quả không chỉ cần năng lượng.

Bạn sáng tạo và cảm hứng nhất khi nào?

Khi nào bạn là người tập trung nhất?

Ví dụ: nếu bạn tỉnh táo nhất vào buổi sáng ngay sau khi ăn bữa sáng và uống cà phê, hãy lên lịch làm việc quan trọng nhất, đòi hỏi nhiều nhất của bạn cho khoảng thời gian đó.

Mặt khác, khi nào bạn cảm thấy kiệt sức nhất?

Lưu các nhiệm vụ ít quan trọng nhất cho khoảng thời gian đó.

Bạn sẽ không chỉ tận dụng thời gian của mình tốt hơn mà còn tạo ra công việc tốt hơn.

3. Xác định cách bạn hiện đang sử dụng thời gian của mình

Bạn cảm thấy mình làm việc hiệu quả như thế nào?

Chất lượng của công việc bạn làm ra sao?

Đó là những câu hỏi mơ hồ cho đến khi bạn định lượng chúng bằng dữ liệu thực tế.

Làm thế nào để:
  • Nhận thức rõ tầm quan trọng của việc lập kế hoạch trước khi thực hiện công việc
  • Nắm được phương pháp PDCA để sắp xếp và tối ưu công việc hiệu quả, khoa học nhất
  • Áp dụng được các bước và các công cụ lập kế hoạch cụ thể và chi tiết và logic
  • Ứng dụng thông minh vào việc sắp xếp công việc khoa học, nhanh chóng và có hiệu suất cao
  • Thành thạo các công cụ để theo dõi kết quả thực hiện công việc hiệu quả
  • Nhận ra vấn đề và nguyên nhân khi kết quả thực tế không đạt mục tiêu, để từ đó đưa ra các hành động cải tiến để có kết quả tốt hơn ?

Câu trả lời sẽ có trong khóa học “BÍ QUYẾT LẬP KẾ HOẠCH VÀ TRIỂN KHAI CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ” của giảng viên Đỗ Hồng Thượng. Giảm 40% khi đăng ký học TẠI ĐÂY. Bạn cũng có thể nhập mã giảm giá là ANHVIEN để giảm 40% khi mua bất kỳ khóa học nào trên Unica

Để xác định những gì cần thay đổi trong thói quen của bạn (và cuối cùng, làm thế nào để trở nên hiệu quả hơn), trước tiên bạn cần có một bức tranh rõ ràng về thời gian của bạn hiện tại.

Bắt đầu bằng cách lập kế hoạch cho một khoảng thời gian kéo dài một tuần để “kiểm tra” thời gian của bạn đến từng giờ, sử dụng sổ ghi chép hoặc bảng tính.

Ví dụ: bạn có thể thấy mình đang dành nhiều thời gian trên mạng xã hội hơn bạn tưởng hoặc bạn đang lãng phí quá nhiều phút mỗi ngày để nghiền ngẫm những gì cần viết trong email.

Một khi bạn đo lường được mọi thứ đang diễn ra tốt như thế nào so với cách bạn hiện đang sử dụng thời gian của mình, bạn có thể thực hiện những điều chỉnh cần thiết.

4. Giảm thiểu sự phân tâm

Sự phân tâm cản trở năng suất và quản lý thời gian.

Nhưng câu trả lời không chỉ là đặt máy tính xách tay của bạn ở một nơi yên tĩnh.

Đó là về việc loại bỏ sự xao lãng của tâm trí “công việc” chiếm không gian tinh thần nhưng không thực sự đóng góp vào năng suất tổng thể của bạn.

James Clear, tác giả cuốn Những thói quen nguyên tử: Cách dễ dàng & đã được chứng minh để xây dựng thói quen tốt & phá bỏ thói quen xấu , gọi những kẻ thu hút sự chú ý này là “một nửa công việc”.

Ví dụ: giả sử bạn đang làm việc trên một bản trình bày, nhưng bạn dừng lại sau mỗi vài phút để kiểm tra hộp thư đến của mình.

Đọc và trả lời email là một phần công việc của bạn, vì vậy nó giống như công việc.

Nhưng theo Clear, đó cũng là một tiêu hao lớn về thời gian của bạn:

“Bất kể bạn rơi vào bẫy của công việc nửa vời ở đâu và như thế nào, kết quả luôn giống nhau: bạn không bao giờ hoàn toàn tham gia vào nhiệm vụ hiện tại, bạn hiếm khi cam kết thực hiện một nhiệm vụ trong một khoảng thời gian dài và điều đó bạn cần gấp đôi thời gian để hoàn thành được một nửa. ”

Lần tới khi thời gian của bạn đang ở mức cao, hãy tập trung vào việc tập trung.

Loại bỏ những phiền nhiễu nhỏ làm rối loạn trạng thái của bạn và giữ cho tâm trí của bạn hiện diện đầy đủ về những gì thực sự cần bạn chú ý.

5. Lên kế hoạch trước

Thất bại trong việc lên kế hoạch chính là lên kế hoạch cho thất bại.

Nguyên tắc đó là lý do tại sao tôi sử dụng mỗi chiều Chủ nhật để lập kế hoạch cho tuần làm việc của mình.

Tôi lấy cuốn sổ và cây bút yêu thích của mình, đặt ở bàn ăn trong phòng ăn hoặc trong văn phòng tại nhà, và viết ra mọi thứ tôi cần hoàn thành trong một tuần nhất định.

Sau đó, tôi chia nhỏ từng mục tiêu thành các nhiệm vụ cụ thể, có định hướng về thời gian.

Lập kế hoạch ở cấp độ vĩ mô giúp tôi luôn đặt mục tiêu của mình lên hàng đầu để tôi có thể tiếp tục thực hiện nhiệm vụ với mục đích lớn hơn.

Việc lập kế hoạch ở cấp độ vi mô cho các nhiệm vụ cụ thể cũng rất quan trọng vì nó ngăn bạn lãng phí thời gian vào các dự án và nhiệm vụ phục vụ mục tiêu của bạn.

Ví dụ, trước khi bắt đầu một cuộc họp, hãy viết ra một danh sách các điểm cần trao đổi và mục tiêu mà bạn muốn hoàn thành.

Định hướng sẽ giúp bạn tập trung vào bức tranh lớn hơn và tiết kiệm cho bạn vài phút hoặc giờ bạn cần để hoàn thành công việc.

6. Đừng nhầm lẫn giữa tính cấp thiết và tầm quan trọng

Có rất nhiều việc quan trọng cần phải hoàn thành mỗi ngày.

Nhưng điều đó không nhất thiết có nghĩa là những việc đó là khẩn cấp hoặc nhạy cảm về thời gian.

Xung đột cả hai là một cách nhanh chóng để tiêu hao thời gian của bạn và bỏ lỡ thời hạn.

Đây là lời khuyên ban đầu: Các mục khẩn cấp trong danh sách việc cần làm của bạn cần được chú ý và hành động ngay lập tức, trong khi các nhiệm vụ quan trọng đơn thuần mang lại hậu quả đáng kể hơn, nhưng có thể không cần hoàn thành ngay lập tức.

Làm thế nào để:
  • Biết cách kích hoạt năng lượng tích cực và yêu thương, nhận diện và giải phóng cảm xúc tiêu cực mỗi ngày
  • Thức tỉnh sức mạnh tâm trí và cảm xúc khổng lồ ngủ yên nhiều năm bên trong bạn.
  • Điều khiển được cảm xúc của mình với người đối diện trong bất kỳ hoàn cảnh, tình huống nào
  • Hiểu được cách tiềm thức điều khiển hành động và cảm xúc của chúng ta hàng ngày
  • Biết cách truyền cảm hứng tạo ra một đội nhóm vững mạnh, thành công.
  • Áp dụng công cụ đạt thành công với kiến thức khoa học của NLP ứng dụng bản thân hạnh phúc và giáo dục con cái mình.
  • Tìm lại được hứng thú, đam mê trong công việc và cuộc sống của mình. ?

Câu trả lời sẽ có trong khóa học “Làm chủ tư duy – Thay đổi vận mệnh” của giảng viên Thạch Ruby. Giảm 40% khi đăng ký học TẠI ĐÂY. Bạn cũng có thể nhập mã giảm giá là ANHVIEN để giảm 40% khi mua bất kỳ khóa học nào trên Unica

Để tận dụng thời gian một cách tốt nhất, hãy luôn tập trung vào những công việc vừa cấp bách vừa quan trọng.

Sau khi đánh dấu chúng trong danh sách, hãy chuyển sự tập trung của bạn sang những nhiệm vụ khẩn cấp, sau đó là những nhiệm vụ quan trọng nhưng không khẩn cấp.

7. Tránh đa nhiệm

Cho dù bạn đang trả lời email khi đang gọi điện hay đang chuyển đổi qua lại giữa các dự án, bạn có thể cảm thấy như đang tận dụng tối đa thời gian của mình khi thực hiện nhiều nhiệm vụ cùng một lúc.

Nhưng nếu bạn giống tôi, bạn càng mở nhiều “tab” tinh thần, thì bạn càng ít thực sự có thể tập trung vào từng cái.

Tại sao đa nhiệm là kẻ thù của quản lý thời gian?

Theo các chuyên gia, chuyển đổi giữa một số nhiệm vụ cùng một lúc sẽ tiêu tốn năng lượng cho hành động chuyển đổi hơn là các tác vụ thực tế đang diễn ra.

Tệ hơn nữa, khi bạn bị kéo dài giữa các nhiệm vụ, bạn không tập trung.

Điều đó có nghĩa là bạn sẽ không bao giờ rơi vào trạng thái “dòng chảy” cần thiết cho năng suất.

Việc di chuyển qua lại giữa một số nhiệm vụ thực sự gây lãng phí năng suất vì sự chú ý của bạn dành cho hành động chuyển đổi.

Thêm vào đó, bạn không bao giờ hoàn toàn “ở trong khu vực” cho cả hai hoạt động.

8. Cân nhắc “Bạn trong tương lai”

Các quyết định của chúng ta ngày hôm nay ảnh hưởng đến diễn biến của ngày mai và điều đó bao gồm cả việc quản lý thời gian  thông minh hơn.

Cách bạn sử dụng từng phút và từng giờ của mình có tác động lâu dài vì nó cũng làm tiêu hao thời gian dành cho bạn trong tương lai để hoàn thành những việc khác và quan trọng là giải lao và nghỉ ngơi.

Vì vậy, nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc quản lý thời gian của mình, hãy chuyển sự tập trung của bạn sang bản thân trong tương lai.

Suy nghĩ về việc những gì bạn đang làm hiện tại sẽ giúp ích hay cản trở bạn trong tương lai sẽ giúp bạn tập trung hơn và mở rộng nhận thức của bạn về những quyết định ảnh hưởng đến bạn như thế nào.

Tương lai bạn có thể muốn hiện tại bạn học về các mẹo để quản lý thời gian.

9. Nghỉ ngơi

Việc ngừng hoạt động có vẻ phản tác dụng khi mục tiêu cuối cùng là hoàn thành công việc.

Nhưng để có năng suất tối ưu, bộ não của bạn cần thỉnh thoảng tạm dừng.

Trong khi một số nghiên cứu đề xuất một công thức cho nhịp điệu làm việc / nghỉ ngơi chẳng hạn như làm việc trong 52 phút, sau đó nghỉ ngơi trong 17 phút.

Không có quy tắc trắng đen nào cho việc nghỉ ngơi hiệu quả.

Vì năng lực tinh thần của mỗi người khác nhau, nên khoảng thời gian tối ưu cho thời gian nghỉ ngơi của bạn cũng sẽ khác nhau.

Ý tưởng là tất cả chúng ta đều mất đi tinh thần sau một thời gian sử dụng bộ não của mình ở công suất cao hơn.

Nghỉ ngơi giúp đặt nút “đặt lại”.

Tốt nhất, hãy lên kế hoạch nghỉ ngơi trước thời hạn và sử dụng chúng để làm việc gì đó hoàn toàn không liên quan đến công việc.

Đi dạo.

Chạy lên và xuống cầu thang.

Gọi cho bạn bè hoặc người thân.

Bạn sẽ không chỉ trở lại với một góc nhìn mới mẻ về nhiệm vụ đang làm mà còn với cảm giác rằng bạn có nhiều thời gian hơn trong ngày so với khi bắt đầu.

Điểm mấu chốt

Quản lý thời gian thông minh là một kỹ năng sống cần thiết nhưng không phải ai cũng giỏi.

Quản lý thời gian của bạn là một việc khó khăn, nhưng bạn không đơn độc.

Vì vậy, hãy bắt đầu với 9 mẹo giúp quản lý thời gian thông minh để bạn đạt được kết quả như mong muốn.

Các bài viết khác:

Aytekin Tank

Ý kiến của bạn

DMCA.com Protection Status