Cách ghi chú công việc hàng ngày của người thành đạt

Cách ghi chú công việc hàng ngày của người thành đạt?

Nếu bạn học trường kinh doanh ở Mỹ, và bạn sẽ nghe đi nghe lại:

“Điều gì được đo lường sẽ được quản lý”. Peter Drucker

Câu châm ngôn này cũng áp dụng cho việc quản lý thời gian.

Cách tốt nhất để cải thiện việc quản lý thời gian của bạn là ghi chú công việc hàng ngày của mình.

Chỉ cần xem thời gian của bạn được sử dụng như thế nào sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn .

Trước khi bắt đầu ghi chú công việc hàng ngày của mình, bạn có hai lựa chọn để thực hiện — thực hiện ở đâu và thực hiện như thế nào.

Hãy thảo luận về cả hai.

ghi chú công việc hàng ngày

Bạn có thể ghi chú công việc hàng ngày của mình ở đâu

Nói chung, bạn có hai lựa chọn để ghi chú công việc hàng ngày của mình: sổ tay lập kế hoạch hoặc công cụ kỹ thuật số.

Mặc dù không có câu trả lời “chắc chắn”, nhưng có những lý do tại sao mọi người chọn cái này hơn cái kia.

Ghi chú công việc hàng ngày bằng công cụ kỹ thuật số

Vì một vài lý do, nhiều người thích ghi chú công việc hàng ngày của họ vào lịch hoặc phần mềm năng suất:

Khả năng tiếp cận

Bạn có muốn mang theo một kế hoạch ở mọi nơi bạn đến?

Các công cụ kỹ thuật số có thể được truy nhập từ điện thoại của bạn, có thể nằm trong túi của bạn từ khi bạn thức dậy cho đến khi bạn kết thúc một ngày mệt mỏi và đi ngủ.

Chúng cũng có thể được truy nhập trên máy tính của bạn, khi bạn muốn phân tích dữ liệu.

Khả năng tùy chỉnh

Bạn muốn xem công việc của mình dưới dạng lịch hay danh sách?

Bạn có muốn phân loại chúng theo loại, người tham gia, dòng thời gian hay thứ gì khác không?

Bạn có tô màu cho chúng không?

Các công cụ ghi chú làm việc bằng kỹ thuật số sẽ giúp bạn làm điều này.

Nếu bạn thay đổi ý định về lựa chọn bố cục hoặc màu sắc, bạn luôn có thể điều chỉnh nó sau.

Chi phí

Gần đây bạn có mua chiếc sổ tay lập kế hoạch nào không?

Một chiếc bìa cứng đẹp có thể khiến bạn mất nhiều tiền hơn.

Nếu bạn thích dùng sổ tay lập kế hoạch, đừng mua trực tuyến.

Jackie Reeve, biên tập viên của Wirecutter báo The New York Times giải thích:

“Một trong những điều tốt nhất bạn có thể làm là ra ngoài cửa hàng và chạm vào sổ tay ghi chú công việc hàng ngày, cảm nhận nó và thực sự nhìn vào nó. Hầu hết các công cụ kỹ thuật số đều miễn phí. Một số cung cấp các phiên bản trả phí với nhiều tính năng hơn, nhưng ngay cả những phiên bản này cũng cạnh tranh với các sổ tay lập kế hoạch giấy đóng gáy.

Tuy nhiên, không phải ai cũng thích sử dụng phần mềm để ghi chú công việc hàng ngày của mình.

Vậy, những người lập kế hoạch trên giấy thích chúng ở điểm nào?

Ghi chú công việc hàng ngày bằng sổ tay

Cũng giống như một số người thích sách in hơn sách điện tử, một số lại thích ghi chú công việc hàng ngày của mình trên giấy.

Lựa chọn này có một vài lợi thế.

Ghi nhớ

Nghiên cứu cho thấy rằng việc viết ra giấy sẽ giúp chúng ta ghi nhớ chúng vào bộ nhớ.

Nếu bạn đang cố gắng ghi nhớ một thói quen mới, một cuốn sổ tay lập kế hoạch có thể là lựa chọn tốt nhất cho bạn.

Quyền riêng tư

Mặc dù các công ty phần mềm chi tiêu rất nhiều vào việc bảo mật dữ liệu, nhưng thực tế là các vi phạm vẫn xảy ra.

Nếu bạn lo lắng về lịch trình hoặc các hoạt động của mình bị rò rỉ cho nhầm người, một cuốn sổ tay lập kế hoạch có thể là lựa chọn phù hợp.

Hãy nhớ rằng việc ghi chú bằng giấy đặt lên vai bạn nhiều trách nhiệm hơn.

Sẽ không có ai đọc ghi chú làm việc của bạn nếu bạn giữ nó trong một nơi an toàn.

Nhưng đồng thời, bạn sẽ truy nhập nó như thế nào?

Khả năng hiển thị

Để truy nhập công cụ kỹ thuật số, bạn chỉ cần mở ứng dụng trên điện thoại hoặc máy tính lên và đăng nhập.

Nếu bạn ghi chú vào sổ tay, tất cả những gì bạn cần làm là xem qua.

Đây là lý do tại sao nhiều chuyên gia kinh doanh vẫn giữ lịch giấy trên bàn làm việc của họ, mặc dù họ cũng đang duy trì lịch kỹ thuật số.

Không có gì kích thích tâm trí như một lời nhắc nhở trực quan.

Khi bạn đã quyết định nơi đặt dữ liệu làm việc của mình, bạn cần thực sự ghi lại và phân tích dữ liệu đó.

Làm thế nào để Nhận thức rõ tầm quan trọng của việc lập kế hoạch trước khi thực hiện công việc; Nắm được phương pháp PDCA để sắp xếp và tối ưu công việc hiệu quả, khoa học nhất; Áp dụng được các bước và các công cụ lập kế hoạch cụ thể và chi tiết và logic?

Bạn sẽ được tìm hiểu điều này trong khóa học “BÍ QUYẾT LẬP KẾ HOẠCH VÀ TRIỂN KHAI CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ” của giảng viên Đỗ Hồng Thượng. Đăng ký học Tại Đây

Để thực hiện bạn chỉ cần đếm thời gian bạn mất bao lâu cho công việc theo lời khuyên của tôi dưới đây:

Cách ghi chú công việc hàng ngày của bạn

Có một số hoạt động dễ ghi chú hơn những hoạt động khác.

Những công cụ kỹ thuật số, chẳng hạn như hội nghị truyền hình, có thể đã có trên lịch của bạn nhờ lời mời mà bạn gửi đi.

Những thứ khác, chẳng hạn như chuyến đi bộ đường dài nơi hoang dã mà bạn thực hiện, có thể yêu cầu một kế hoạch và ước tính.

Vì vậy đây là cách để bạn bắt đầu ghi chú:

Kiểm tra lịch của bạn

Nội dung trên lịch của bạn có khớp với cách bạn thực sự sử dụng thời gian và cách bạn muốn sử dụng thời gian của mình không?

Doug Foley, tác giả của Breakout Blueprint, nói:

“Nếu bạn học cách làm chủ lịch của mình thay vì để nó làm chủ bạn, thì đó là bước đầu tiên để xây dựng cuộc sống bạn muốn.”

Nếu không, hãy xóa lịch của bạn.

Loại bỏ các hoạt động và sự kiện không còn phù hợp.

Nói “không” với những điều bạn không muốn hoặc không thể làm.

Hãy lấp đầy các vị trí đó bằng các hoạt động giúp bạn tiến gần hơn đến mục tiêu của mình.

Sử dụng công cụ theo dõi thời gian

Để theo dõi các hoạt động kỹ thuật số, hãy sử dụng các công cụ theo dõi hoạt động như Toggl hoặc Harvest.

Chúng có thể lấy chi tiết sự kiện từ lịch của bạn và nhắc bạn ghi lại lượng thời gian bạn thực sự đã dành cho mỗi hoạt động.

Các công cụ này dễ sử dụng nhất chỉ với một widget, một phiên bản thu nhỏ của chương trình chỉ hiển thị các công cụ thiết yếu của nó.

Các tiện ích theo dõi thời gian cho phép bạn bắt đầu, tạm dừng và dừng bộ đếm thời gian hoạt động khi bạn làm việc.

Nếu bạn muốn sử dụng ghi chú hoạt động thể chất, hãy mua một chiếc đồng hồ bấm giờ.

Điện thoại của bạn cũng được tích hợp sẵn tính năng này hoặc bạn có thể mang theo một chiếc đồng hồ bấm giờ trong túi nếu bạn thích trải nghiệm như một huấn luyện viên điền kinh.

Dù bằng cách nào, hãy nhớ nhấn “bắt đầu” và “dừng” sau mỗi hoạt động bạn làm.

Thông thường bạn mất khoảng hai tuần để xây dựng thói quen .

Giảm thời gian xuống từng phút

Khi theo dõi thời gian bạn có thể dễ dàng làm tròn.

Có lẽ bạn quên nhấp vào “bắt đầu” trên bộ đếm thời gian, vì vậy bạn gọi nó là 3:25 chiều thay vì 3:23 chiều

Có thể ghi chú của bạn từ hôm qua có khoảng trống lúc 4 giờ chiều, vì vậy bạn cho rằng bạn đã bắt đầu nhiệm vụ tiếp theo được liệt kê sau đó.

Mặc dù điều đó có vẻ không phải là một vấn đề lớn, nhưng hãy nghĩ về cách nó làm lệch ghi chú làm việc của bạn.

Giờ đây, không chỉ thời gian của bạn cho nhiệm vụ đó không chính xác mà còn có thể khiến bạn thay đổi thời gian bắt đầu hoặc kết thúc cho các nhiệm vụ liền kề với nó.

Ghi chú cẩu thả trở thành một vấn đề.

Thậm chí nó sẽ ảnh hưởng nghiêm trọng hơn khi bạn cần phân tích cách bạn đang sử dụng thời gian của mình.

Nếu mỗi tác vụ “xem lại email” kéo dài 5 phút bị tắt đi hai phút, thì phân tích của bạn có thể khiến bạn tin rằng bạn chỉ dành một nửa thời gian cho email so với thực tế.

Ghi chú

Con của bạn có làm bạn mất tập trung khi bạn đang hoàn thành email đề xuất không?

Không có gì ngạc nhiên khi nó mất gấp đôi thời gian so với những lần trước.

Ghi lại lý do này trong ghi chú làm việc của bạn.

Và bạn nên thực hiện nó trên công cụ theo dõi kỹ thuật số không nên làm trên sổ tay

Hiếm có ngày nào trôi qua mà tôi không thực hiện một số điều chỉnh đối với kế hoạch của mình.

Công cụ dõi kỹ thuật số cho phép bạn không chỉ đính kèm ghi chú cho mỗi hoạt động mà còn cập nhật chúng theo ý muốn.

Khi nói đến việc ghi lại thời gian của bạn, “lý do” cũng quan trọng như “khi nào” và “bao lâu”.

Bạn cần biết tại sao một số công việc nhất định lại tốn nhiều thời gian hơn dự kiến ​​nếu bạn muốn trở thành người quản lý thời gian tốt hơn.

Làm thế nào để Nhanh chóng tìm lại được cảm hứng, tình yêu và đam mê đọc sách; Nắm được bí quyết để chọn những cuốn sách phù hợp với bản thân nhất; Nắm được bí quyết tăng tốc độ đọc sách hiện tại của bạn ở thời điểm hiện tại lên gấp 2 – 10 lần?

Bạn sẽ được tìm hiểu điều này trong khóa học “Đọc sách siêu tốc” của giảng viên Thạch Ruby. Đăng ký học Tại Đây

Yêu cầu sửa chữa

Dù bạn có tỉ mỉ đến đâu thì bạn cũng sẽ mắc sai lầm.

Nếu bạn đang ghi chú công việc hàng ngày của nhóm — cho dù đó là chiến dịch tiếp thị tại cơ quan hay nấu bữa tối ở nhà — hãy yêu cầu những người khác trong nhóm kiểm tra định kỳ ghi chú làm việc của bạn.

Rất có thể ghi chú thời gian của bạn sẽ hơi khác so với ghi chú của những người trong nhóm của bạn.

Điều quan trọng không phải là thời gian của ai là phù hợp, mà là xác định các loại nhiệm vụ thường có sự khác biệt.

Không thể phân tích hoặc thực hiện các tác vụ không được ghi chính xác một cách tự tin.

Sao lưu

Trí nhớ của bạn tốt như thế nào?

Bạn có thể nhớ lại ghi chú làm việc tháng trước của mình nếu nó bị mất hoặc bị đánh cắp không?

Chắc chắn là không.

Nếu bạn sử dụng sổ tay lập kế hoạch, hãy chụp ảnh nó mỗi tuần.

Tải ảnh lên ứng dụng lưu trữ đám mây như Google Drive.

Nếu bạn sử dụng công cụ kỹ thuật số, hãy sao lưu ghi chú của bạn trên thiết bị lưu trữ cục bộ.

Bạn không bao giờ biết khi nào công ty đứng sau công cụ theo dõi của bạn sẽ phá sản.

Tìm hiểu dữ liệu

Sau khi bạn có dữ liệu ghi chú làm việc từ một tháng trở lên — và tự tin rằng dữ liệu đó được ghi chính xác — cuộc vui bắt đầu.

Bạn có thể tận dụng thời gian của mình tốt hơn bằng cách phân tích cách bạn đã sử dụng nó.

Cách bạn phân chia dữ liệu phụ thuộc vào những gì bạn muốn làm với nó.

Có thể tất cả những gì bạn cần là số giờ có thể lập hóa đơn vào cuối mỗi tháng.

Điều đó thật dễ dàng — chỉ cần cộng tất cả các hoạt động bạn đã thực hiện thay mặt cho khách hàng của mình trong bốn tuần qua.

Sử dụng ghi chú làm việc của bạn để cải thiện cuộc sống cá nhân của bạn, đòi hỏi bạn phải suy nghĩ về sở thích và lý tưởng của mình.

Có thói quen buổi sáng của bạn luôn để lại cho bạn đủ thời gian để ăn sáng?

Nếu không, bạn có thể phải thức dậy sớm hơn.

Công việc làm công ăn lương của bạn có buộc bạn phải làm việc tốt hơn 40 giờ mỗi tuần không?

Sau đó, có thể đã đến lúc bắt đầu tìm kiếm một cái mới.

>> Xem thêm:  8 nguyên nhân của mất tập trung và bí quyết khắc phục

Làm nhiều hơn, làm tốt hơn

Thói quen của bạn có vẻ không có gì đặc biệt.

Nhưng nếu bạn ghi chú công việc hàng ngày của mình, bạn sẽ thấy rằng bạn làm rất nhiều việc mỗi ngày.

Để quản lý thời gian của bạn tốt hơn — bằng cách cắt bỏ những công việc không cần thiết hoặc hoàn thành những công việc hiện tại một cách hiệu quả hơn — bạn cần theo dõi thời gian của mình.

Cơ hội để tối ưu hóa đã có — bạn chỉ cần bắt đầu xác định chúng.

John Hall

Nhấn vào đây để nhận xét bài viết
[Tổng: 1 ; Trung bình: 5]

Ý kiến của bạn

DMCA.com Protection Status