[1123] 7 tuyệt chiêu giúp bạn nâng cao năng suất làm việc

Nếu bạn đang tìm cách để nâng cao năng suất làm việc của mình, rất có thể, bạn đã bắt gặp một khái niệm gọi là hộp thời gian.

Ngay cả khi trước đây bạn chưa bao giờ nghe đến thuật ngữ “hộp thời gian”, bạn có thể đã bắt gặp các khía cạnh khác thuộc về hộp thời gian, chẳng hạn như chặn thời gian (time-blocking)Kỹ thuật Pomodoro .

Trong mọi trường hợp, hộp thời gian là một trong những chiến lược quản lý thời gian đơn giản nhưng hiệu quả nhất.

Và trong bài viết này, bạn sẽ học chính xác cách áp dụng kỹ thuật này trong cuộc sống hàng ngày của mình.

Hộp thời gian là gì?

Đầu tiên chúng ta hãy xem hộp thời gian là gì.

Hộp thời gian là một khái niệm rất đơn giản, đó là khi bạn dành cho mình một khoảng thời gian nhất định cho một công việc nhất định.

Ví dụ bạn lên lịch cho buổi sáng của mình

  • Dậy 5 giờ sáng
  • Làm vệ sinh cá nhân 5 – 5h15 => hộp thời gian 15 phút
  • Chạy thể dục 5h15 – 5h45 => hộp thời gian 30 phút
  • Ăn sáng 5h45 – 6h05 => hộp thời gian 20 phút

Điều này trái ngược với cách làm việc “bình thường”, đó là chỉ làm việc cho đến khi hoàn thành.

Bạn có thể sử dụng lịch và thêm hộp thời gian cho các nhiệm vụ nhất định trong lịch của mình hoặc bạn có thể chỉ cần sử dụng bộ đếm thời gian để đặt thời hạn cho hộp thời gian của mình.

Cách hiệu quả nhất để thực hiện nó là kết hợp cả hai.

Điều này có nghĩa là bạn sẽ thêm hộp thời gian cho công việc và hộp thời gian cho nghỉ ngơi của mình.

Sau đó, hãy viết ra những việc cần làm của bạn trong mỗi hộp.

Từ đây, hãy viết ra những việc cần làm của bạn cho mỗi ngày.

Trong khi làm điều đó, hãy đảm bảo rằng nó không vượt qua ba đến bốn giờ cho các tác vụ tập trung cao để đạt hiệu quả tối đa.

Lý tưởng nhất là tổng số không vượt quá sáu giờ vì bạn sẽ không thể tập trung lâu hơn thế.

Bây giờ, hãy xem cách hộp thời gian có thể nâng cao năng suất làm việc của bạn như thế nào với một chút chi tiết hơn.

Hộp thời gian có thể nâng cao năng suất làm việc của bạn như thế nào?

Mặc dù hộp thời gian là một kỹ thuật quản lý thời gian đơn giản, nhưng nó có tiềm năng rất lớn để nâng cao năng suất làm việc của bạn.

Ảnh hưởng sẽ đặc biệt lớn nếu trước đây bạn không theo dõi thời gian bạn cần cho một số nhiệm vụ nhất định.

Tận dụng luật Parkinson

Luật Parkinson nói rằng công việc luôn mở rộng ra để chiếm đủ thời gian mà bạn ấn định cho nó.

Bạn đã bao giờ có một thời hạn siêu chặt chẽ và thậm chí tự hỏi làm thế nào bạn có thể hoàn thành nhiệm vụ đó trong một khoảng thời gian ngắn như vậy?

Mặt khác, bạn đã bao giờ có một ngày thứ bảy trọn vẹn không có kế hoạch nào ngoài việc dọn dẹp hàng giờ trước mắt chưa?

Thông thường, bạn có thể mất một giờ.

Nhưng nếu bạn có cả ngày chỉ để hoàn thành công việc đó, thì bạn có thể sẽ cần cả ngày cho việc đó, phải không?

Bây giờ, với hộp thời gian, bạn có thể tận dụng điều đó.

Đặt cho mình thời hạn hoàn thành nhiệm vụ.

Ngay cả khi bạn không đạt được nó ngay từ đầu, nó sẽ sớm cung cấp cho bạn một thước đo chính xác về thời gian thực tế bạn cần để hoàn thành nó.

Nếu bạn đã đặt hẹn giờ và làm việc không bị gián đoạn trong thời gian đó, bạn có thể sẽ hoàn thành công việc khi chuông hẹn giờ báo

Giúp bạn tập trung

Tôi thực sự khuyên bạn nên đặt hẹn giờ cho hộp thời gian.

Mặc dù nhập các hộp thời gian vào lịch của bạn là cách tốt nhất để cung cấp cho bạn một cái nhìn tổng quan tốt hơn.

Nhưng nó sẽ không nhất thiết giúp bạn làm được nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn.

Mặc dù vậy, việc đặt hẹn giờ và đặt thời hạn cho từng hộp thời gian sẽ giúp ích rất nhiều.

Một lợi ích to lớn khác của hộp thời gian có đặt hẹn giờ là nó giúp bạn tập trung .

Cách dễ nhất để bắt đầu là sử dụng các khoảng thời gian ngắn.

25 phút của Kỹ thuật Pomodoro là cách bắt đầu tốt nhất (bạn có thể điều chỉnh nó trong vòng 1 phút).

Chọn một khung thời gian ngắn và sau đó làm việc mà không bị gián đoạn trong khoảng thời gian này.

25 phút không là gì cả, và ngay cả khi bạn cảm thấy thôi thúc mạnh mẽ để làm điều gì đó khiến bạn mất tập trung, hãy vượt qua khung thời gian ngắn ngủi này.

Ngay cả những đoạn ngắn cũng sẽ giúp bạn tập trung hơn.

Và bạn sẽ ngạc nhiên về số lượng công việc bạn có thể hoàn thành trong 25 phút nếu bạn không có bất kỳ sự phân tâm hoặc gián đoạn nào làm mất đi sự chú ý của bạn.

Làm thế nào để lập kế hoạch và tổ chức công việc cung cấp kỹ năng lập kế hoạch và bí quyết triển khai công việc sao cho chi tiết, cụ thể và logic giúp bạn tiết kiệm thời gian và tối ưu hiệu quả công việc hơn bao giờ hết?

Câu trả lời sẽ nằm trong “BÍ QUYẾT LẬP KẾ HOẠCH VÀ TRIỂN KHAI CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ”. Tìm hiểu thêm Tại Đây

Làm cho khoảng thời gian bạn có thể nhìn thấy được

Một lợi ích tuyệt vời khác của hộp thời gian là nó giúp hiển thị lượng thời gian bạn có mỗi ngày.

Đây là lợi ích của việc chặn thời gian.

Nếu bạn thêm các hộp cho thời gian giải lao, thời gian nghỉ và công việc của mình, thì bạn sẽ nhanh chóng thấy rằng mình chỉ có một số giờ nhất định mỗi ngày để làm việc.

Điều này đặc biệt hữu ích nếu bạn có xu hướng danh sách việc cần làm quá tải của mình vì bạn không thực sự biết mình cần bao lâu cho một nhiệm vụ nhất định.

Giúp bạn kiểm soát thời gian của mình

Lợi ích chính cuối cùng của hộp thời gian là bạn kiểm soát được thời gian của mình.

Thay vì chỉ làm bất kỳ nhiệm vụ nào được giao cho đến khi hoàn thành, bạn chủ động quyết định xem mình sẽ dành bao nhiêu thời gian cho nhiệm vụ đó.

Bạn có toàn quyền kiểm soát lượng thời gian bạn muốn dành cho một nhiệm vụ nhất định.

Điều này có nghĩa là bạn đang phụ trách công việc và cuộc sống của chính mình chứ không phải ngược lại.

Thay vì không biết những gì sẽ xảy ra vào bất kỳ ngày nào, bạn tạo ra nó theo cách bạn cần.

7 tuyệt chiêu nâng cao năng suất làm việc

Được rồi, bây giờ bạn đã hiểu những lợi ích của hộp thời gian, đây là bảy tuyệt chiêu nâng cao năng suất làm việc

“Chặn” thời gian

Như đã đề cập trước đó, chặn thời gian là điều cần thiết cho hộp thời gian.

Đây là cách cho phép bạn thực sự “đóng gói” thời gian của mình.

Thêm vào đó, nó sẽ làm cho lượng thời gian bạn có mỗi ngày rõ ràng hơn.

Đây là cách để làm điều đó

Sử dụng Google calendar hoặc một ứng dụng lịch khác mà bạn có thể truy cập trên các thiết bị khác nhau.

Sau đó, chặn thời gian cho các công việc và chặn thời cho thời gian nghỉ giải lao hay thời gian nghỉ ngơi.

Điều này sẽ cung cấp cho công việc của bạn một giới hạn được xác định trước mà bạn phải phù hợp với nhiệm vụ của mình.

Khi bạn đã có điều đó, hãy thêm ít nhất một hộp cho các tác vụ tập trung cao.

Hộp này sẽ mất ít nhất một giờ, nhưng sẽ tốt hơn nếu nó nhiều hơn một giờ và mục đích của nó là cho phép bạn làm việc với các nhiệm vụ đòi hỏi nhiều sự tập trung.

Khi bạn đã hiểu, hãy thêm một số hộp cho các tác vụ cần sự tập trung thấp.

Đây là những nhiệm vụ cần phải hoàn thành nhưng không phải là những nhiệm vụ thiết yếu nhất

Nó sẽ giúp bạn thực sự tiến bộ trong công việc hoặc công việc kinh doanh của mình.

Các tác vụ tiêu cần ít sự tập trung phổ biến nhất là kiểm tra và trả lời email và các tác vụ quản trị.

Thêm việc cần làm của bạn vào hộp thời gian của bạn

Bước tiếp theo là thêm việc cần làm của bạn vào các hộp thời gian của bạn.

Điều này cung cấp cho bạn một cái nhìn tổng quan rất tốt về những gì cần phải hoàn thành trong ngày hôm đó.

Thêm vào đó, đó là một cách tốt để lưu trữ thông tin đó trước thời hạn.

Vì vậy, nếu bạn nghĩ về một nhiệm vụ cần phải hoàn thành vào một ngày nhất định, bạn có thể thêm nó vào hộp này vào ngày tương ứng.

Một lợi ích tuyệt vời khác của các hộp thời gian là bạn có thể làm cho chúng lặp lại.

Vì vậy, hãy đặt các hộp chung là lặp lại và sau đó thêm các việc cần làm riêng lẻ vào từng hộp tương ứng.

Xác định bạn cần bao nhiêu thời gian cho một nhiệm vụ

Bây giờ, đây là một mẹo rất quan trọng: xác định xem bạn thực sự cần bao nhiêu thời gian cho một nhiệm vụ.

Ban đầu, đây sẽ chỉ là phỏng đoán.

Chỉ cần xác định điều gì đó và sau đó xem bạn thực sự mất bao lâu.

Sau một vài lần lặp lại, bạn sẽ biết thực tế bạn sẽ mất bao nhiêu thời gian để hoàn thành công việc đó.

Ví dụ, viết một bài báo như thế này, tôi mất khoảng hai Pomodoros hoặc 50 phút.

Việc chuẩn bị làm cho tôi mất một Pomodoro hoặc 25 phút và việc chỉnh sửa nó sẽ khiến tôi mất từ ​​một đến hai Pomodoros.

Khi bạn biết mình cần bao nhiêu thời gian cho một nhiệm vụ, hãy cố gắng luôn giảm bớt thời gian một chút.

Ví dụ, giả sử bạn mất 2,5 giờ để phân tích excel.

Khi bạn biết điều đó, hãy đặt bộ hẹn giờ của bạn trong hai giờ 20 phút vào lần tiếp theo.

Luôn luôn giảm nó một chút cho đến khi bạn kết thúc ở một nơi mà hầu như bạn không thể hoạt động nhanh hơn.

Với tiện ích bổ sung này cho hộp thời gian, bạn sẽ nâng cao năng suất làm việc của mình lên rất nhiều!

Làm thế nào để bạn hiểu và thay đổi chính bản thân mình để hướng đến một tương lại tươi sáng, no đủ?

Câu trả lời sẽ nằm trong “Mind Power”. Tìm hiểu thêm Tại Đây

Luôn đặt hẹn giờ

Để theo dõi thời gian bạn thực sự cần cho một nhiệm vụ và có thời hạn hoàn thành, rõ ràng bạn cần đặt hẹn giờ.

Tôi thực sự khuyên bạn nên luôn đặt hẹn giờ, bất kể bạn đang làm việc gì.

Rất có thể bạn sẽ mất nhiều thời gian hơn nếu bạn không đặt hẹn giờ,

Đơn giản là vì bạn không nhận ra thời gian trôi nhanh như thế nào.

Ngoài ra, việc bị phân tâm sẽ dễ dàng hơn nhiều nếu bạn không có đồng hồ tích tắc cho biết bạn còn bao nhiêu thời gian cho đến khi hộp thời gian của bạn được sử dụng hết.

Không cho phép bất kỳ gián đoạn nào

Như đã nêu trước đó, không cho phép bất kỳ sự phân tâm hoặc gián đoạn nào trong hộp thời gian.

Để tăng năng suất của mình, bạn cần các hộp thời gian mà bạn có thể làm việc một cách tập trung và điều đó chỉ hoạt động nếu bạn loại bỏ được mọi sự phân tâm.

Vì vậy, hãy đóng hộp thư đến email của bạn, loại bỏ tất cả các thông báo và đặt điện thoại của bạn ở chế độ tắt tiếng và ở một phòng khác khi bạn đang làm việc.

Tin tưởng tôi, đây sẽ là một sự thúc đẩy đáng kinh ngạc cho năng suất của bạn.

Bắt đầu với kỹ thuật Pomodoro

Cách tốt nhất để bắt đầu với hộp thời gian là sử dụng Kỹ thuật Pomodoro.

Đây là một kỹ thuật rất đơn giản, bạn làm việc trong 25 phút và sau đó nghỉ 5 phút.

25 phút có vẻ không nhiều, nhưng nếu bạn làm việc mà không bị gián đoạn, bạn sẽ có thể hoàn thành rất nhiều việc.

Thêm vào đó, khoảng thời gian này chỉ là hoàn hảo để vượt qua ngay cả khi bạn muốn truy cập mạng xã hội hoặc lướt web.

Thật dễ dàng hơn rất nhiều để thực hiện 25 phút thay vì một ngày làm việc 8 giờ liên tục.

Đây là lý do tại sao tốt nhất bạn nên bắt đầu với kỹ thuật này.

Đảm bảo đứng dậy rời khỏi bàn làm việc giữa các Pomodoro và cho phép bản thân nghỉ ngơi lâu hơn sau khoảng 4 Pomodoro.

Khi bạn không gặp vấn đề gì khi làm việc liên tục trong 25 phút, bạn có thể kéo dài bộ đếm thời gian của mình nếu bạn cần dành cho mình thời gian lâu hơn cho một công việc.

Tìm một người có thể theo dõi nhắc nhở bạn

Mẹo cuối cùng để nâng cao năng suất làm việc với hộp thời gian là có được một người có thể theo dõi nhắc nhở bạn.

Hộp thời gian, chặn thời gian và Kỹ thuật Pomodoro là những kỹ thuật tuyệt vời để cải thiện năng suất làm việc của bạn.

Nhưng một người có thể theo dõi và nhắc nhở bạn giúp bạn đảm bảo rằng bạn thực sự đặt mục tiêu của mình tốt để làm việc và tuân theo những gì bạn đã nói.

Hợp tác với một người sẽ đá vào mông bạn nếu bạn không bám vào hộp thời gian của mình.

>> Xem thêm: Làm thế nào để lập kế hoạch hành động?

Điểm mấu chốt

Hộp thời gian là một kỹ thuật quản lý thời gian siêu đơn giản sẽ giúp nâng cao năng suất làm việc của bạn lên rất nhiều.

Cách tốt nhất để sử dụng nó là thêm hộp thời gian vào lịch của bạn.

Sau đó, thêm việc cần làm của bạn vào các hộp công việc của bạn để có cái nhìn tổng quan về những việc cần phải hoàn thành vào bất kỳ ngày nào.

Xác định thời gian bạn sẽ dành cho mình cho mỗi nhiệm vụ.

Khi bạn đã sẵn sàng bắt đầu thực hiện một công việc, hãy đặt bộ hẹn giờ.

Sử dụng Kỹ thuật Pomodoro và xác định xem bạn sẽ cần bao nhiêu Pomodoro cho nhiệm vụ đó.

Hoặc đặt bộ đếm thời gian cho khoảng thời gian chính xác mà bạn đã đặt trước cho mình, chẳng hạn như một giờ.

Không cho phép bất kỳ gián đoạn nào trong hộp thời gian của bạn.

Nếu bạn tuân theo điều đó, bạn sẽ hoàn thành nhiệm vụ của mình nhanh hơn bao giờ hết.

Caroline Dougoud

Nhấn vào đây để nhận xét bài viết
[Tổng: 1 ; Trung bình: 5]

Ý kiến của bạn

DMCA.com Protection Status